NAID JAPAN 規約
第1条 名称
名称をNAID JAPANとします。英文記載を下記の通りとします。
The National Association for Information Destruction in JAPAN
第2条 目的
第1節 目的と目標：協会の目的と目標は下記の通りである。
- 機密抹消サービス業のために最も高い倫理と最も高い標準化を促進します。
- 機密抹消サービス業の利益と繁栄に向けて促進にあたります。効率化を図りサービスの改善を促進します。商業、工業、教育機関その他様々な業界へのサービスの拡大を実施するために政府へもサービスの利用を促します。
- 商業、工業、教育機関そして政府に対して必要不可欠の業界であることを広く周知していくために情報や記録の機密を守る事を一番のルールとします。
- 機密抹消サービス業に関しての市場の変化に対応するために、機密抹消プロセスや機密媒体のリサーチとサービスの進化を促進します。
- 業界に従事している企業間でのコミュニケーションを確立して行きます。
- 機密抹消サービス業界の経済発展させるためのいろんな広報を実行して促進します。
第2節 目的と目標への促進
第１節の目的と目標の達成のために協会は全て合法な活動を促進し従事します。また、協会は非営利団体として組織されています。会費からの全ての収益は第1節の活動費にあてたり目的を遂行するためにのみに使われます。従って、協会の資産や利益などのためには使用しません。
第3条 メンバーシップ
- アクティブメンバー
フランチャイズではないオンサイトやオフサイトなどの定置型またはシステム車両にて機密抹消サービス・データ消去サービスを行っている会社は、アクティブメンバーとする。法律や条例および方針等は修正または改正される可能性があるが、変化してもそれに対して遵守しなければならない。アクティブメンバーは申請しない限り変更できないので、アクティブメンバーの会社の経営人が変更した場合や登録した場所が変更した場合は、30日以内かまたは、NAID JAPANメンバーシップミーティングの開催日前のどちらか早い方で変更内容をNAID JAPANに申請しなければならない。メンバーシップ委員会がその変更申請を受けてから60日以内にその変更手続きの完了を通達する。 - フランチャイズメンバー
フランチャイズまたは他社とのフランチャイズ的関係でオンサイト（システム車両）やオフサイト(定置型)で機密抹消サービスを実施ている会社をサービスフランチャイズメンバーとする。法律や条例および方針等は修正または改正される可能性があるが、変化してもそれに対して遵守しなければならない。サービスフランチャイズメンバーは申請しない限り変更できないので、サービスフランチャイズメンバーの会社の経営人が変更した場合や独立した場合そして登録した場所が変更した場合は、30日以内かまたは、NAID JAPANメンバーシップミーティングの開催日前のどちらか早い方で変更内容をNAID JAPANに申請しなければならない。メンバーシップ委員会がその変更申請を受けてから60日以内にその変更手続きの完了を通達する。 - 賛助(エキスポ)メンバー
NAID JAPANのアクティブメンバーおよびフランチャイズメンバーに機密抹消・データ消去機器やデータ消去ソフトの提供をしたり機器メンテを提供するメンバーおよび、機密抹消サービス、データ消去サービスを営業品目として収益を得ている営業パートナーを賛助メンバーとする。法律や条例および方針等は修正または改正される可能性があるが、変化してもそれに対して遵守しなければならない。賛助メンバーは、議決権はないが参加する事もある。 - 名誉メンバー
NAID JAPAN役員に選挙で選ばれた者を名誉メンバーとする。名誉メンバーは投票する資格はなくなるか、協会内での事務にあたることはできない。 - 個人メンバー
以前に機密抹消サービス、データ消去サービスを行っていた個人、またはNAID JAPANと繋がりを持ちたいと考えている個人“情報やセキュリティマネージメント（情報処理管理者、MIS、ADP、セキュリティのプロ、イメージングスペシャリスト、公文書保管人、ヘルスケア管理者、法律関係者、司法書士、および教育者など）”が個人メンバーとして申請することができる。個人メンバーは投票する資格はなくなるか、協会内での事務にあたることはできない。NAID JAPANメンバー以外の組織または指示されている人達の中からNAID JAPANの個人メンバーにすることがある。 - カストディアルメンバー
NAID AAAの認証取得アクティブメンバーと連携して持ち込まれる重要書類、記録、メディア、ディバイスを一時保管または期間保管する倉庫業のメンバーをカストディアルメンバーとする。法律や条例および方針等は修正または改正される可能性があるが、変化してもそれに対して遵守しなければならない。アクティブメンバーは申請しない限り変更できないので、アクティブメンバーの会社の経営人が変更した場合や登録した場所が変更した場合は、15日以内かまたは、NAID JAPANメンバーシップミーティングの開催日前のどちらか早い方で変更内容をNAID JAPANに申請しなければならない。メンバーシップ委員会がその変更申請を受けてから60日以内にその変更手続きの完了を通達する。 - 申請書
メンバーシップの申請書および支払等は全てNAID JAPAN事務局長によって受理されチェックされる。その申請者が、メンバーシップになるための最低限の必須事項に達しているとNAID JAPAN事務局長が判断した場合、申請者はメンバーシップ委員会によって判定会議にかけられ審査される。申請書類の中で疑問点および質問事項が出た場合事務局長にその内容を伝え、事務局長より申請者へ疑問点および質問事項を解決するための問い合わせをする。事務局長の連絡を受けた時より30日以内に申請者はその疑問点および質問事項についての情報を提供しなかった場合は事務手数料を差し引いた金額を返金する。申請者が判定された結果に納得できない場合はNAID JAPAN事務局に、その知らせが届いた日より30日以内に上訴することができる。その上訴は事務局長が受理されて次回のNAID JAPAN理事会において審議されることとなる。オプションとして、理事会に参加して直接申立てすることも出来る事とする。上訴の最終判定は理事会において決定する。 - メンバーシップとロゴの認証
メンバーシップ委員会および事務局長にメンバーシップとして承認された、アクティブメンバー、フランチャイズメンバーそして賛助メンバーそれぞれにNAID本部より認定証が渡される。他の会社や組織などにメンバーシップの登録証を譲渡してはいけない。同時に認証されたアクティブメンバー、フランチャイズメンバーそして賛助メンバーはNAIDのロゴの使用許可を得ることができる。この事により、NAIDメンバーであることを証明することができ他社との差別化を図ることができる。この認定証およびロゴを長年使い続けることにより更なる信用につながる。もし、いかなる理由でメンバーシップを剥奪された場合一切のNAIDロゴの使用はできなくなり、NAID理事会によって猶予期間を与えられない限り、現在使用していた全てのロゴを自費にて30日以内に取り外さなければならない。 - メンバーシップの剥奪
再登録、未払いまたはメンバーシップの基準に達しなくなったと判定委員会にて決定された場合、法律またはNAID JAPANのルールに違反を犯した場合以外ではメンバーシップは継続される。メンバーシップは、滞納されたメンバーシップ費の請求があってから60日以内に支払いが実行しなければ自動的にメンバーシップを剥奪される。特別なケースとして、その原因や事情が明白であり理事会にて許容した場合は自動的に剥奪した事例を戻すことがある。メンバーシップ剥奪は理事会の2/3以上の議決を持って剥奪される。未払い以外で剥奪された場合でも、事務局長に剥奪に関しての異議申し立てができる。その異議申し立てを事務局長に上訴することによって理事会にて話し合われて判断し決定する。理事会における結果は事務局長から上訴した者へ通達される。 - 復帰
剥奪された会社もしくは組織はNAID JAPAN理事会に復帰の申請をするには、事務局長を通じてその旨を申請しなければならない。その手順を踏んで受理された復帰申請書は理事会に諮れ2/3以上の決議を持って承認される。2/3以下であれば棄却される。
第4条 会費と評価
- 年会費
入会金および年会費に関しては、理事会にて定期的に見直しの検討をします。年会費に関してはそれぞれのメンバーの分類によって定めれた金額を振込手数料負担にて支払うものとする。 - 会費の納付
会費は原則年度末に請求され翌月末までに年会費を支払います。NAIDのサービスやプログラムはメンバー料で受ける事が出来ます。 - 名誉メンバー
名誉メンバーは会費は不要です。
第5条 メンバーシップ会議
- 年次総会
理事会にて年次総会の日時、場所を決定しメンバーへ召集する。年次総会の目的は年次報告と将来の運用、技術、メディア等の変化や社会情勢による変化をなどの事業計画を提示すために開催されます。 - 特別会議
理事長および理事会により特別な打合せが必要であると判断した場合に召集することがある。また、アクティブメンバーの25％以上の文章による会議の要請があった場合にも召集をする。どちらの要請で開催される場合にも理事会によって日時および場所の決定されるものとする。 - 会議の通知
基本定款の改正会議、合併の計画会議、およびディスカッションやビジネスコース以外のセールス提案会議はその会議が開かれる遅くて25日早くて60日前に会議通知が送られる。それら以外の会議は会議が開かれる遅くて10日早くて60日前に事務局長から会議の日付そして時間を通知される。特別会議が行われる場合（法規またはこれらの法律上で必要な場合行われる）、その会議の目的を通知書の中で説明される。もし通知書が郵送された場合（郵送費は前払い）は、登録されている会社情報に記載されている住所に郵送される。もし通知書が電子的に送られるのなら、それらの通知書の記録は保存され会議の時提示されます。会議の時間が延期または場所の変更がある場合、その事についての発表があれば再度延期についての通知書は送らない。 - 有効投票数と定数および方法
アクティブメンバーは各々1つの投票ができます。表の譲渡および代理は受け付けません。協会のアクティブメンバーの総数の1/10以上であれば定足数を満たします。 - 業務予定
取締役会、協会内会議は全てロバーツ法に則り議決して行きます。どんな会議の議院運営手続きも同様にロバーツ法にて決定されることとします。
第6条 取締役会
- 権限
取締役会は協会の目的を促進するのに必要な措置を取る責任があります。取締役会は協会の資産と情勢の管理、制御、および運営をこれらの条例の中で方針を決定する。取締役会ではどんな役員、委員会、職員にでも任務を委任する可能性がある。そして、協会の代理として書類や契約に著名する許可を与えられるかについて決定する力がある。さらに取締役会では新しくやるべきであろう事業のために規約を作る可能性もある。 - 数
取締役会は社長、次期社長、秘書、会計係、および前社長を含む13人の役員と8人の選出された取締役から成り立っています。下記のようなすべての資格があるアクティブメンバーから取締役は選出されます；会費の最高額を払っているアクティブメンバーの会社の代表から1人、ヨーロッパのアクティブメンバーの選出された会社の代表1人、カナダのアクティブメンバーの選出された会社の代表1人、オーストラリアのアクティブメンバーの選出された会社の代表１人、そしてこの他に一般的なアクティブメンバーの代表から４人選出される。 - 幹部(ディレクター)の資格
情報抹消ビジネスに従事しているアクティブメンバーの役員または所有者の誰でもに取締役に選出される資格がある。しかし取締役のメンバーまたはアクティブメンバーが情報抹消ビジネスに対して活発的に従事するのをやめた場合、協会との信頼関係はなくなります。そして個人の場合は役員または取締役としての立場は剥奪される。このような資格剥奪が起こった場合、新しい人がそのポジションにつきます。一つのアクティブメンバーの代表の制限は、取締役と同時に勤める可能性もあります。専務取締役は、投票権のない取締役の職権上兼帯するメンバーです。フランチャイズメンバーは取締役にはなれない。 - 任期
取締役は2年勤めることとなる。2年後の再選挙の際はその時の取締役は選出されることはない。昔の例外で、オーストラリア地域が2011年に選出した特有の取締役がいました。彼は2011年の1年間だけ取締役として勤めたため、2012年にも再選の資格がありました。役員と取締役は選挙の年に、協会の総合会員会議にて就任します。 - 幹部(ディレクター)の会議
社長によって呼ばれるであろう取締役会議；このような会議の通知は会議の最低15日前までに郵送または電子メールで送られる。特別な取締役会議が開かれる場合、取締役の4人に通知をその会議の最低でも3日前には送られます。定期的な取締役会議はメンバーの年次総会のすぐ後にあります。 - メンバーの出席
アクティブメンバーの中でも信頼関係があるメンバーには投票権がなくなる代わりに彼らの意見を述べに取締役会議に参加できる特権が与えられる。 - 幹部(ディレクター)会議の定数
大多数の取締役が企業の業務の定数を構成します。社長と次期社長がいない場合、その会議の出席者たちが会議のために議長を選びます。会議の定数が足らない場合、中止された会議から10日以内に延期されます。 - 幹部(ディレクター)の欠席
取締役はもし会議に参加できない場合は社長に欠席の旨を伝えなければならない。もし取締役が2回取締役会議を欠席した場合、社長は第9節に書かれているように新しい人を取締役として迎えるかもしれない。 - 空き
死、辞任などの何かしらの原因で取締役の定数に空きができた場合、定期的な取締役会議の中で、残ったメンバーの多数票によって変わりの人を選出する。その代わりとして選ばれた人は前任者の残りの期間在職して、次の選挙でも再選の資格があることとする。取締役の空きを埋めるように任命される人には必要な資格があります。